個人情報に関する周知事項
1. 事業者の名称
フォルクスワーゲン・ファイナンシャル・サービス・ジャパン株式会社
2. 個人情報保護管理者の所属・職名及び連絡先
人事総務部長
連絡先電話番号：03-5792-7200
3. 個人情報とその利用目的
個人情報とその利用目的は以下の通りです。
・当社社員採用応募者の方の個人情報
当社社員採用業務(連絡、選考等)のため
4. 個人情報の取り扱いに関する苦情、開示等の求めの申し出先
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは下記窓口で受け付けております。
フォルクスワーゲン・ファイナンシャル・サービス・ジャパン株式会社 採用窓口
〒140-0001 東京都品川区北品川4-7-35 御殿山トラストタワー17階
Eメールアドレス: vwfsjp.recruit@vwfs.com Tel：03-5792-7200（受付時間 平日9:00～17:45※）
※電話応対の際には、確認及び記録等を目的として通話内容を録音する場合があります
5. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
当社に開示対象個人情報に関するお問い合わせをしたにもかかわらず、当社からお問い合わせを受け取った旨の通知がなかった場合や、十分な回答が得られなかった場合には下記へご連絡ください（当社のサービスに関するお問い合わせ先ではありません）。
一般社団法人日本クレジット協会 個人情報の取扱いに関する相談窓口
〒103-0016 東京都中央区日本橋小網町14-1 住生日本橋小網町ビル 6階
電話番号：03-5645-3360（土日祝祭日を除く、10時～12時、13時～16時）
6. 開示対象個人情報に関する開示等の求めに応じる手続き
当社は、本人または代理人からの開示対象個人情報に対する以下の開示等の求めに対応いたします。
- 利用目的の通知
- 開示
- 内容の訂正、追加または削除
- 利用停止、消去、第三者への提供停止
開示等の求めを行う場合は、4.に記載した当社採用窓口へご連絡ください。所定の手続きについてご案内いたします。
7. 個人情報提供の任意性及び提供が無かった場合に生じる結果
個人情報の提供については本人の任意となりますが、提供が無かった、又は不十分であった場合は採用選考が行えないことがあります。
8. 安全管理措置等
当社は、個人情報を正確かつ最新の状態で管理するよう努めます。また、当該個人情報の管理に当たっては、情報への不正アクセスや個人情報の漏えい、紛失、破壊、改ざんが発生しないよう予防並びに安全管理措置など合理的な対策と是正措置をとります。
当社は、関係する法令、ガイドラインおよびISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の枠組みを活用し、以下のとおり当社が保有する個人データに係る安全管理措置を適切に実施します。
- 基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、個人情報保護方針を策定しています。
ISO/IEC27001（ISMS: 情報セキュリティマネジメントシステム）の要求事項に基づく各種社内規程を策定しています。
- 個人情報の取扱いに係る規律の整備
個人情報の取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について取扱規程を策定しています。
- 外的環境の把握
個人データを保管しているドイツ国における個人情報の保護に関する制度（the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679, “GDPR”）を把握した上で安全管理措置を実施します。
- 組織的安全管理措置
「個人情報管理責任者」を任命するとともに、個人情報の安全管理に関する従業者の責任と権限を明確に規定します。
従業者（派遣社員、業務委託社員を含みます。）を監督するとともに、法や取扱規程に違反している事実またはかかる違反の兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。
安全管理に関する内部規程・マニュアルを定め、それらを従業者に遵守させるとともに、その遵守の状況についての適切な監査を実施します。
- 人的安全管理措置
従業員から秘密保持に係る誓約書を徴収します。
従業者に対して個人情報の安全管理に関する定期的な教育研修を実施します。
- 物理的安全管理措置
入退室管理、盗難等の防止、火災等による個人情報等の棄損に対する対策、システムや文書の持出し・移送・保管時における施錠などの諸対策を講じます。
- 技術的安全管理措置
個人情報にアクセスする場合の認証・権限管理・制御・記録などのアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や責任の明確化などによる移送・送受信時の対策、情報システムの監視、などの技術的管理措置を講じます。
- 業務委託先に対する安全管理措置
当社は、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲で個人情報を提供することがあります。業務委託先の選定にあたっては当社リスク管理部門による審査を実施し、業務委託先との間で機密保持条項を含む個人情報取扱いに関する契約を締結します。また、業務委託先における委託された個人データの取扱状況を把握するために、委託する事業の規模及び性質、取扱状況等に応じて、業務委託先に対して口頭・文書による確認、関連証憑の閲覧、監査等の監督を実施します。
直接書面以外の方法で取得する個人情報の利用目的
当社の採用活動において、有料職業紹介事業者等の第三者から提供を受けた場合など直接書面以外の方法取得した場合の開示対象個人情報とその利用目的は以下の通りです。
・当社社員採用応募者の方の個人情報
当社社員採用業務(連絡、選考等)のため
